Внедрение EDI-технологий и электронного документооборота (ЭДО) – стандартная практика для участников ритейл-отрасли. Электронное взаимодействие с контрагентами через EDI-платформу быстрее, дешевле и надежнее, чем телефонные переговоры, обмен коммерческой информацией с помощью бумажных документов или через электронную почту. Но насколько внедрение EDI действительно выгодно для компаний ритейл-рынка? Команда Docrobot подготовила ответ на этот вопрос.

Экономия

Затраты на ведение бумажного документооборота складываются из нескольких составляющих: услуги курьеров, стоимость бумаги для печати, зарплаты сотрудников, занятых в коммуникациях с партнерами компании, содержание архивов.

Например, по данным Минтранса России, стоимость одной бумажной транспортной накладной обходится логистической компании в 400–700 рублей. А таких документов ежегодно формируется и отправляется 3 миллиарда. При этом, если логистическая компания обменивается с партнерами 20 000 документов в месяц, экономия от внедрения только одного документа – электронной транспортной накладной (ЭТрН) через EDI-платформу будет составлять от одного до двух миллионов рублей в год.

Для крупного ритейлера хранение и транспортировка бумажных документов может ежегодно обходиться более чем в 20 миллионов рублей. При этом количество бумаги, используемой в документообороте с контрагентами, никак не ограничено: только спецификации продукции, которые прилагаются к товару во время поставок, могут насчитывать десятки листов. Внедрение стандартизированных электронных сообщений и цифровизация юридически значимых документов через EDI-платформу поможет участникам ритейл рынка сильно сократить эти траты, так как документы формируются, отправляются и хранятся в электронном виде.

Нерациональное использование труда сотрудников приводит компанию к нерациональному расходу финансов. Если бумажным документооборотом занимаются 16 сотрудников, то внедрение EDI поможет компании сократить штат минимум в два раза. С учетом средней заработной платы в 50 тысяч рублей, экономия в год составит до 6 миллионов рублей.

Ускорение документооборота

Скорость обмена документами для поставщиков, ритейлеров и логистических компаний влияет как на внутренние, так и на внешние бизнес-процессы. Чем быстрее торговая сеть примет товар, тем быстрее он окажется у потребителя, и компания получит прибыль. Чем быстрее ритейлер продаст товар, тем быстрее получит оплату поставщик и грузоперевозчик.

Работа с бумагой замедляет товарооборот. Контрагентам приходится вручную формировать и сверять документы, отправлять их курьерской службой, подписывать, переносить данные в учетную систему. А если в документах обнаружатся ошибки, то процесс запустится повторно. EDI-платформа ускоряет процессы обмена бизнес-данными, автоматизируя обмен документами. Так, например, сверка документов и приемка товара ускорятся более, чем на 30%.

EDI-технологии помогают сократить время согласования цен. При бумажном документообороте поставщик формирует и распечатывает каталог с ценами, иногда в нескольких экземплярах, подписывает документы, проставляет печати, затем сканирует и подписывает копии, а после направляет партнеру, которому нужно сформировать ответ. Однако, внедрив электронное стандартизированное сообщение PRICAT (прайс-лист, каталог товаров), можно ускорить этот процесс: каталог товаров поставщика автоматически загружается в учетную систему торговой сети. С помощью EDI-сообщения PRICAT можно оперативно внедрять и корректировать акционные предложения, быстро обмениваться актуальными прайс‑листами, сократить объем ручного труда и бумажных документов, а также построить прозрачный процесс согласования цен.

Работа с юридически значимыми документами тоже ускоряется. Внедрив электронный документооборот, можно сократить время отправки счетов-фактур с 7 дней до 6 минут. Это, в свою очередь, приводит к своевременному возврату НДС и на 50% снижает количество неотфактурированных поставок. Сокращается и дебиторская задолженности перед поставщиками – если этот показатель доходил до 30%, то EDI-платформа снизит его до 2–3%.

Защита данных и безопасность

Безопасность и конфиденциальность передачи коммерческой информации – одно из решающих звеньев в цепочке преимуществ EDI-технологий. Все документы достоверны, так как платформа исключает изменения информации без ведома получателя. Участники документооборота проходят аутентификацию через проверку электронной подписи – это исключает риски несанкционированного доступа. Наконец, платформа минимизирует количество ошибок благодаря встроенным интеллектуальным механизмам: при обнаружении ошибки во время обработки информации пользователь мгновенно получает оповещение.
  
По данным исследования Comarch, больше половины компаний отмечают проблемы соответствия требованиям в области расчета налогов и НДС (63%) и целостности счетов-фактур (54%). Несоблюдение этих требований может привести к росту дополнительных издержек и риску юридической ответственности. EDI-платформа защищает от этих рисков, так как все документы автоматически заполняются в соответствии с законодательством.

Узнать больше о EDI/ЭДО-платформе Docrobot можно здесь.