Компания «Пекари» занимается производством и реализацией хлебобулочных и кондитерских изделий. Специфика работы с хлебом такова, что свежую продукцию необходимо поставлять на торговые точки ритейлеров-партнеров ежедневно. Это предполагает большие объемы документооборота с контрагентами. Так, ежедневный трафик поставщика достигал в среднем 20 юридически значимых документов, которые оформляла компания. В 2020 году «Пекари» была на рынке только 2 года: для начинающего регионального поставщика это достаточно большой объем.


В 2020 году компания начала бурно развиваться: наращивать производство, увеличивать количество поставок. У руководства «Пекари» встал вопрос о том, как оптимизировать работу с документами. Это было необходимо, так как компания тратила значительные суммы на расходные материалы и услуги курьеров, а сам документооборот на бумаге снижал эффективность бизнеса, замедлял скорость грузоперевозок. Более того, ручная обработка данных опасна ошибками и неточностями, которые могут быть допущены в юридически значимых документах, необходимых для налоговой отчетности.


При этом для коммуникации с контрагентами компания использовала электронную почту. Операторам приходилось вручную заполнять таблицы с товарами на поставку, сверять их с заказами, которые отправляли партнеры. Это отнимало много времени и еще сильнее тормозило бизнес-процессы компании «Пекари».

Поиск решения

К выбору программного обеспечения в компании «Пекари» решили подойти системно: необходимо было найти такое решение, которое помогло бы работать с документами максимально удобно. Также важную роль играла возможность потенциального решения интегрироваться с продуктами на базе 1С: на тот момент в качестве учетной системы «Пекари» использовала «1С Управление Торговлей 10.3». Также было важно, чтобы те данные, которые уже хранились в учетной системе, можно было быстро перенести в новое решение.


Вскоре выбор пал на модуль интеграции с 1С – решение, разработанное компанией Docrobot. Сотрудники компании «Пекари» обратили внимание на то, что модуль встраивается в любую версию 1С и позволяет работать со всеми электронными документами и EDI-сообщениями прямо в учетной системе, в режиме единого окна. Был запущен процесс интеграции.

Внедрение ЭДО

Сотрудники Docrobot сразу приступили к реализации поставленной задачи. Дорабатывать модуль под бизнес-процессы компании практически не требовалось, и потому интеграция завершилась уже через две недели.


Вскоре после этого, сотрудники «Пекари» оценили преимущества модуля интеграции с 1С. Затраты на бумагу и услуги курьеров резко сократились: все документы стали формироваться и отправляться в электронном виде. Процессы согласования заказов и поставок товара ускорились: вместо ручной обработки данных и обмена ими через почту, компания начала обмениваться EDI-сообщениями с контрагентами – на тот момент количество сообщений в месяц доходило 1800.


В «Пекари» отметили и другие преимущества модуля. Во-первых, работа с электронным документооборотом стала доступна в режиме одного окна, прямо из учетной системы, а все данные по одной цепочке документов отображались в одной строке – поиск информации стал проще. Во-вторых, статусы УПД стали отображаться в понятном для сотрудников виде. Наконец, работа с документами стала быстрее за счет автоматизации.