Как X5 Group избавляется от архивов с тоннами бумажных документов

X5 Group — одна из крупнейших розничных сетей России, управляет брендами «Пятерочка», «Перекресток», «Карусель» и «Чижик». Компания уже давно перестала быть просто торговой сетью: X5 Group — бизнес-экосистема, которая постоянно расширяет линейку собственных сервисов, занимая новые сегменты на рынке. Однако ядром по-прежнему остается ритейл. По всей стране расположено более 18 000 магазинов сети: это и магазины «у дома», и супермаркеты, и гипермаркеты.

Хранение бумаги

Такое внушительное количество торговых точек необходимо ежедневно снабжать товаром: у X5 Group развита масштабная логистическая инфраструктура, каждый день отрабатывающая тысячи поставок. А каждая поставка обязательно фиксируется с помощью транспортных сопроводительных документов, например, товарно-транспортных накладных. В среднем один такой документ содержит до восьми страниц, а срок хранения транспортной накладной — пять лет. Это один из обязательных документов в цепочке: он необходим для налоговой отчетности, юридической фиксации оказания транспортных услуг, признания контрагентами денежных затрат на транспортировку товара.

По данным Росстата, в среднем затраты на хранение одного бумажного экземпляра транспортной накладной составляют 2,75 рубля в месяц. То есть хранение одной транспортной накладной в течение пяти лет обходится компании в 165 рублей. Звучит это не так страшно. Но что, если таких документов миллионы?

Именно с этой проблемой и столкнулась компания X5 Group, как и многие другие розничные торговые сети. Затраты на хранение транспортных накладных — большая статья расходов. Более того, хранение этих документов на бумажном носителе — риск для компании. Каждая транспортная накладная фиксирует факт поставки товара на торговую точку, и, если этот документ будет утерян, для налоговой такой поставки существовать уже не будет, она станет «нелегальной». Тем временем, бумажные документы часто теряются и портятся.

X5 Retail group обеспечивает все условия для того, чтобы с транспортными накладными за пять лет ничего не случилось. Бумага хранится в специальных помещениях, в которых поддерживается особый уровень влажности и температуры воздуха. Но все эти условия — ничто перед лицом стихии или человеческой ошибки. Небольшая искра может привести к пожару в архиве, что в дальнейшем обернется серьезными финансовыми издержками для компании.

Сотрудники компании отмечали, что документы часто терялись, приходили в негодность. Более того, работать в архивах с тоннами бумаги, сложно и неудобно, это занимает много времени и сил.

Электронная транспортная накладная

Однако решение этой проблемы есть. Государство выступает одним из драйверов цифровизации логистической отрасли, и в 2020 году Минтранс совместно с крупными ритейлерами, провайдерами ЭДО и грузоперевозчиками провел эксперимент по внедрению электронной транспортной накладной (ЭТрН). X5 Group также принимала участие в эксперименте совместно с компанией Docrobot.

ЭТрН — цифровой аналог бумажной товарно-транспортной накладной, сохраняющий полную юридическую силу. Среди преимуществ электронного документа — цифровой способ хранения. Это позволяет избавиться от необходимости содержать бумажные документы.

Во время эксперимента по внедрению ЭТрН компания Docrobot разработала собственный сервис по обмену электронными транспортными накладными — Docrobot.Logistics. По итогам эксперимента Минтранса X5 Group подключилась к сервису Docrobot, и проблема с содержанием документов была решена. Теперь торговая сеть обменивается с грузоперевозчиками электронными документами, а данные по транзакциям и все детали поставок хранятся в учетной системе компании.

Решение помогает X5 Group минимизировать риск потери или порчи документов. Взаимодействие с налоговой стало проще, так как поиск данных и предоставление отчетности по грузоперевозкам стал быстрее. Более того, количество затрат на хранение документов резко сократилось.

Компания Docrobot разрабатывает решения для обмена транспортными сопроводительными документами. Подробнее вы можете прочитать на странице Docrobot.Logistics.