Автотранспортная компания перевозчик «Автотрейд» — логистическая организация, которая перевозит грузы в пределах Центрального региона России. В штате компании десять человек: руководитель, бухгалтер, менеджер и семь водителей. 

Пять водителей работают на своих автомобилях, еще два — на грузовике компании. В неделю каждый из них совершает 10–12 поездок, каждая из которых может занимать от нескольких часов до полутора дней. Компания работает с разными типами заказов, но обычно доставляет продукты от производителя в распределительные центры или магазины торговой сети. 

Проблема

Еженедельно компания «Автотрейд» выполняет примерно 70 заказов. При этом оплата за услуги поступает только после того, как контрагент получит бумажную накладную. 

Компания планирует заказы, а расходы не превышают доходы, но кассовые разрывы все равно случаются регулярно. Это происходит из-за задержек оплаты со стороны контрагентов, долгого подписания и согласования документов. Часто оплата задерживается на 30–45 дней, и в результате «на бумаге» деньги есть, хотя фактически они отсутствуют. 

Руководитель компании вынужден отказываться от выполнения некоторых заказов: часто на счете не хватает денег, чтобы оплатить выход водителя на линию и обслужить грузовик. При этом брать кредиты на покрытие кассовых разрывов или использовать заемные средства экономически невыгодно. Постоянная нехватка денег тормозит развитие бизнеса. В планах у руководства — масштабировать бизнес, наняв еще нескольких водителей. Но с постоянными кассовыми разрывами это невозможно. 

Другая проблема — временные затраты на организацию документооборота. В компании «Автотрейд» оформлением заказов, выставлением счетов и общением с клиентами занимается менеджер. Она же вносит данные о бумажных накладных в учетную систему и напоминает контрагентам о сроках оплаты. Рабочий день менеджера занят рутинными задачами, и ей не хватает времени помочь руководителю с развитием бизнеса — настроить контекстную рекламу и подумать над системой скидок. 

Решение 

В 2020 году Минтранс провел эксперимент по замене бумажных транспортных накладных электронными. Результаты эксперимента показали, что безбумажный документооборот выгоднее традиционного. Более того, доставка электронных транспортных накладных (ЭТрН) контрагентам занимает несколько секунд. 

Логистическая компания «Автотрейд» решила цифровизовать транспортные накладные. 

Главным критерием выбора подрядчика стала оперативность — начать работу с решением Docrobot можно за один день, а для использования подходит любой браузер. Также ключевую роль сыграла техподдержка: ее сотрудники остаются на связи круглосуточно. Еще на стадии пилотного запуска специалисты активно помогали настроить работу. Эффективно и оперативно отвечали на вопросы, возникшие на этапе теста продукта, когда фактически компания «Автотрейд» еще не стала клиентом Docrobot. 

Сложности 

Обмениваться ЭТрН в одиночку нельзя: контрагенты тоже должны принять новый формат работы. Среди партнеров «Автотрейд» — поставщики и крупные торговые сети, и многие из них уже перешли на безбумажный документооборот. Однако некоторые партнеры по-прежнему работали с бумажными документами. Важно было показать им выгоды цифровизации.

С задачей справились эксперты Docrobot. Они рассказали контрагентам «Автотрейд», сколько можно сэкономить при работе в электронном формате, показали, как устроен веб-сервис и предложили удобные и выгодные варианты для подключения. Так партнеры «Автотрейд» поддержали цифровизацию и взаимодействие между сторонами стало электронным. 

Результаты 

С переходом на ЭТрН кассовые разрывы сократились. Теперь транспортные накладные поступают заказчику логистических услуг сразу после подписания, и он может оплатить счет в этот же день. Так компания быстрее получает оплату, а на счетах остаются свободные деньги, чтобы покрыть расходы на следующую перевозку. 

Обработка транспортных накладных упростилась. Теперь они хранятся в электронном архиве, а найти нужный документ можно за пару кликов. Менеджер тратит меньше времени на документооборот, а освободившиеся часы посвящает продвижению логистического бизнеса. 

У компании «Автотрейд» появились финансовые и временные ресурсы для масштабирования. Следующий шаг — увеличение числа водителей в штате, которое приведет к возможности взять больше заказов.