При работе с контрагентами производитель хлеба и кондитерских изделий столкнулся с рядом проблем в процессе товарных поставок. В качестве закрывающего документа компания использовала Универсальный передаточный документ (УПД), с помощью которого фиксировались продажи продукции ритейлерам-партнерам.  

 При работе с бумажным УПД сотрудники компании отметили ряд факторов, снижающих эффективность бизнес-процессов производителя: 

• Человеческий фактор. Бумажные УПД формировали бухгалтеры компании, и не всегда работа над документом обходилась без ошибок. Компания теряла время на повторное оформление и отправку документов. А иногда эти ошибки приводили к штрафам, коммерческим спорам и судебным разбирательствам.
  
  
• Архивы документов. Хранить бумажные УПД по закону нужно не менее 5 лет. Производителю приходилось содержать архивы с тысячами УПД, что стоит недешево. Кроме того, УПД нередко терялись в бумажных архивах и по запросу налоговой компания не могла предоставить нужный документ.  

•  Увеличение кассовых разрывов. Работа с бумажными документами тормозит процессы расчетов и платежей с контрагентами. Формирование документа, его отправка, проверка на стороне контрагентов – все эти процессы замедляли работу с оплатой товаров поставщика, что приводило к увеличению кассовых разрывов.  

Поиск сервиса

Проанализировав риски и затраты, которые компания несет при работе с бумажными документами, коммерческий департамент и IT-отдел компании совместно приняли решение автоматизировать работу с УПД через провайдера ЭДО. К поиску подрядчика в компании подошли систематизировано: запросили рекомендации у партнеров, исследовали рынок провайдеров электронного документооборота, провели конкурс среди поставщиков ЭДО. В итоге выбор пал на компанию Docrobot, разработчика SaaS-сервисов и облачных решений для ритейла на основе EDI-технологий.   Автоматизировать работу с УПД производитель решил сначала в тестовом режиме. Сотрудники компании Docrobot проанализировали бизнес-процессы клиента в разных подразделениях компании и трафик юридически значимых документов, и только после этого начали интегрировать свой сервис с учетной системой клиента.  

После этого был запущен обмен электронными УПД с тремя контрагентами поставщика. Клиент признал, что работа с ЭДО оказалась эффективнее, удобнее и быстрее обмена бумажными документами, а платформа Docrobot при этом функционировала бесперебойно и безопасно. Было принято решение переходить в продуктив и полностью отказаться от бумажных УПД. 

Решение

После полного перехода на электронный обмен УПД, производитель выявил для себя ряд преимуществ решения. Проблемы с поставками, возникающие время от времени, были устранены. Обмен УПД в электронном виде полностью исключает риск ошибок ручного ввода: все данные автоматически сверяются и проверяются, проходя через платформу Docrobot. Если система обнаруживает ошибку в УПД, операционисты и бухгалтеры получают уведомление и оперативно устраняют неточность. Такой алгоритм работы над ошибками оказался намного быстрее и снижал опасность штрафов от налоговой или финансовых споров с партнерами. 

После перехода на электронный документооборот компания перестала пополнять архивы новыми документами и увеличивать затраты на хранение бумаги. Все данные по новым УПД и другим электронным документам стали сохраняться в учетной системе компании. Также это облегчило сотрудникам поиск нужных документов, например, для налоговой отчетности или иных запросов.  

Наконец, сократились кассовые разрывы: производитель стал получать платежи за товар практически сразу после поставки. Так же были исключены ситуации, когда происходили задержки оплаты от контрагентов, которые ссылались на ошибки в документах, пропала необходимость повторно отправлять новые данные контрагенту. Документы быстрее формируются, отправляются, автоматически сверяются – все это ускорило процессы получения денег. 

Компания Docrobot разработала отдельное решение под работу с электронным УПД. Чтобы узнать подробнее переходите на страницу Docrobot.УПД.