Подключить юридически значимый документооборот для ритейла (ЮЗДО/ЮЗЭДО/ЮЗЭД)

Что такое юридически значимый
электронный документооборот

Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО или ЮЗДО) – это обмен данными, в котором используются электронные документы, обладающие полной законной силой (юридически значимые).
Юридически значимый документ – это файл, который заверен электронной подписью (ЭП). Подписание ЭП гарантирует авторство такого файла, ФНС России или суд признают его равнозначным бумажному документу, заверенному обычной подписью.

Переход с бумажного на юридически значимый электронный документооборот позволяет ускорить рабочие процессы, сократить операционные расходы, избежать ошибок при оформлении и потерь документов.

Что такое электронная подпись

Электронная подпись – это реквизит цифрового документа, подтверждающий его подлинность, то есть электронный эквивалент подписи, проставляемой «от руки».

Федеральный закон РФ № 63 различает три вида электронной подписи:

Простая электронная подпись (ЭП). Она подтверждает, что документ был подписан конкретным человеком, но не гарантирует, что в документ после его подписания не было внесено изменений.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП). Позволяет идентифицировать отправителя и подтвердить отсутствие изменений в самом документе с момента подписания. Документ, подписанный НЭП, может юридически приравниваться к равнозначному бумаге с собственноручной подписью, но только в случае если между участниками взаимодействия предварительно было заключено соглашение об условиях применения и использования НЭП. Например, для ЭДО внутри компании.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) – самый надежный и универсальный вид ЭП. Для ее создания и проверки используются средства криптозащиты, сертифицированные ФСБ России. Подлинность подписи гарантирует специальный сертификат – документ, который можно получить в удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи России.

ЮЗДО или EDI?

Не весь электронный обмен документами и не все электронные сообщения могут быть юридически значимыми.
Например, обмен информацией о поставках, включающий такие документы, как каталог товаров, заказ, подтверждение заказа и т.п., относятся к категории EDI-сообщений.
EDI-сообщения не нуждаются в электронной подписи и гарантии юридической значимости передаваемых документов.

Как начать работать с сервисом юридически значимого документооборота для ритейла (ЮЗДО/ЮЗЭДО/ЮЗЭД)

Чтобы перейти на юридически значимый электронный документооборот, необходимо выбрать оператора (провайдера) ЭДО – организацию, которая обеспечивает техническую сторону обмена электронными документами.

Критерии выбора оператора:

Безопасность
Компания-оператор ЭДО должна обеспечивать надежную защиту от утечки информации или несанкционированного доступа.
Интеграция
Уточните, может ли оператор интегрировать свою платформу с системой, которую ваша компания уже использует для учета документов.
Роуминг
Хороший оператор должен предоставлять возможность настроить обмен документами с теми компаниями, которые подключены к другим операторам ЭДО.
Техподдержка
В идеале должна работать в режиме 24/7 – это важно для предприятий, функционирующих круглосуточно или имеющих филиалы в разных часовых поясах. Сбои иногда происходят в неподходящий момент, и возможность их быстро устранить критически важна.
Удобство интерфейса
Веб-интерфейс платформы оператора должен быть интуитивно понятен и прост в работе.
Функциональность
Платформа должна обеспечивать возможность:
• отправлять и получать как формализованные (ТОРГ-12, УПД, акт приемки, счет-фактура), так и неформализованные документы;
• использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП);
• настраивать доступ для отдельных людей или групп пользователей;
• отслеживать статусы документов;
• скачивать или сохранять документы.
Соответствие требованиям и статус доверенного оператора
Компания Docrobot полностью соответствует всем заданным критериям. Чтобы подключиться к платформе, оставьте заявку.

Виды юридически значимых документов

В электронный вид могут быть переведены любые виды документов, используемых как во внутреннем, так и во внешнем документообороте: счета, акты, накладные, договоры, универсальные передаточные документы и т.п.

Универсальный передаточный документ

Особенность универсального передаточного документа (УПД) – в его многофункциональности. Это позволяет сократить объем документооборота в компании.

У электронного УПД есть три варианта использования:

СЧФ — счет-фактура;
СЧФДОП — универсальный передаточный документ;
ДОП — первичный документ, например, накладная или акт.

Универсальный корректировочный документ

УКД – документ, который совмещает в себе корректировочный счет-фактуру и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг). Он позволяет в случае изменения общей стоимости товаров, работ или услуг объединить информацию, отражаемую в первичных учетных документах и счетах-фактурах, исключив ее дублирование.
Электронный УКД подписывает уполномоченный сотрудник или сотрудники.

Отказ от ведения бумажного документооборота и архива

Все больше компаний из разных отраслей переходят на безбумажный обмен данными, автоматизируя как внутренний, так и внешний документооборот.

Электронный обмен имеет массу преимуществ перед бумажным:

Документы в электронном виде гораздо удобнее хранить и обрабатывать
Обмен информацией происходит моментально
Данные всегда защищены от потери или несанкционированного доступа

Большую роль в развитии юридически значимого электронного документооборота сыграли изменения в законодательстве и Налоговом Кодексе Российской Федерации, сделавшие электронные документы равноценными оформленным на бумаге.

Оставить заявку